Il prezzo di quei cinque minuti risparmiati.

Documenti copiati in uno strumento senza una regola condivisa: la Shadow AI comincia dalle abitudini quotidiane.

Un’offerta da chiudere, una mail lunga da sintetizzare, un documento da riscrivere. Basta copiarlo in uno strumento e il lavoro sembra andare avanti. Il tema della Shadow AI, che ho affrontato nei contenuti degli ultimi mesi, parte da questi gesti quotidiani: attività svolte con sistemi che l’organizzazione non ha valutato o inserito in un percorso condiviso.

L’intenzione può essere del tutto positiva. Una persona vuole lavorare meglio e risparmiare tempo. Prima di usare dati aziendali, però, deve poter capire se quello strumento è adatto a trattarli, quali condizioni si applicano e quali informazioni possono essere inserite. Non possiamo lasciare che ogni collaboratore debba risolvere da solo queste domande mentre cerca di completare una consegna.

Per me, una prima risposta concreta è rendere semplici le regole: strumenti approvati, esempi di dati da non caricare, una persona a cui chiedere e un modo chiaro per segnalare un dubbio. Sono indicazioni che devono entrare nella formazione, insieme alle esercitazioni. Una policy che nessuno sa applicare lascia intatta la distanza tra ciò che è scritto e ciò che accade.

La consulenza serve a osservare questa distanza senza trasformarla in una caccia agli errori. Se un’attività spinge continuamente le persone a cercare scorciatoie, vale la pena capire cosa manca al processo. Mettere a disposizione un’alternativa utilizzabile e spiegare il motivo di un limite aiuta a costruire comportamenti più consapevoli.

Nella tua azienda, chi vuole risparmiare quei cinque minuti sa già quali strumenti e quali dati può usare?